STATUTES

Namn och ändamål

§1 Föreningens namn är Professional Foreign Correspondents Association ”PROFOCA”, eller på svenska, Professionella Utrikeskorrespondenters Förening, och dess säte är Stockholm i Sverige.

PROFOCA: s ändamål är:

§2 Att tillvarata medlemmarnas allmänna och gemensamma professionella yrkesintressen i deras egenskap av i Sverige verksamma korrespondenter som arbetar för utländska massmedier.

§3 Att arrangera relevanta aktiviteter såsom presskonferenser med politiker, affärsmän, vetenskapsmän forskare etc. ävensom studiebesök relaterade till journalistik och kultur för sina medlemmar.

§4 Att arrangera aktiviteter i medlemmarnas intresse, som utbildning och social- kulturell- och sportverksamhet.

Policy

§5 PROFOCA är en frivillig sammanslutning av utländska korrespondenter verksamma i Sverige. Föreningen drivs som icke politisk och icke religiös helt ideell förening, utan vinstsyften och som underlättar utövandet av journalistisk yrkesverksamhet i Sverige. Både män och kvinnor har samma rättigheter att delta i styrelsens arbete som att delta i övriga organiserade aktiviteter.

§6 Varje medlem i PROFOCA får ett Presskort med giltighetstid på maximum fem år. Kostnaden för kortet betalas av varje enskild medlem men kortet är PROFOCA:s egendom och skall lämnas tillbaka till föreningens sekreterare vid medlems utträde ur föreningen.

§7 PROFOCA:s officiella språk skall vara endast svenska eller engelska eller båda. Kommunikation med medlemmar sker i första hand via e-mail och telefon eller via fax resp. post.

Styrelsen

§8 Föreningens verkställande organ är styrelsen, som består av fem ledamöter: ordförande, viceordförande, sekreterare, kassör och styrelseledamot med funktion som klubbmästare. Val av styrelsens ledamöter sker på årsmöte för två år i sänder. Dessutom väljs minst en revisor och en valberedning. De bör inte ha några andra uppdrag i föreningen och kan inte väljas för styrelseposterna i det ordinarie årsmötet för nästa två års period.

§9 Styrelsen representerar föreningen utåt vid aktiviteter som är i linje med PROFOCA:s policy. Det åligger styrelsen att handha föreningens angelägenheter, att verkställa beslut vid föreningsmöte samt att förvalta föreningens tillgångar.

§10 Styrelsen sammankallas av ordföranden till sammanträde första veckan i varje kvartal. Vid frånvaro av ordföranden kan vice ordföranden sammankalla till möte eller om två av styrelsens ledamöter det yrkar.

§11 Styrelsen får inte fatta beslut om inte ledamöterna har blivit kallade via telefon, post, fax eller e-mail, eller inte fått ordentligt beslutsunderlag. Styrelsen är beslutsmässig då ordförande och minst två ledamöter är närvarande. All röstning sker öppet, om icke sluten omröstning begäres. Varje ledamot har en röst och styrelsens beslut bestämmes, där icke annat föreskrives i dessa stadgar, genom enkel röstövervikt; vid lika röstetal gäller den mening som biträdes av ordföranden.

§12 Styrelsen skall helst bestå av olika nationaliteter om så är möjligt. Ingen styrelseledamot kan ha två olika poster i styrelsen. Styrelsen har rätt att ersätta en ledamot som ska lämna styrelsen av vilken orsak som helst eller som inte har deltagit eller gjort någonting för PROFOCA. Den eller de som ska ersättas måste godkännas med enkel majoritet av styrelsen, men endast fram till nästa årsmöte. Om enkel majoritet ej uppnås, måste röstningsförfarandet göras om och en annan medlem föreslås. På årsmöte, väljs därefter ersättare för den lediga posten.

§13 Styrelseprotokoll är inte offentliga. Varken PROFOCA: s medlemmar eller utomstående har någon absolut rätt att få se dem. Styrelsen kan dock besluta att ett sammandrag av protokollet skickas till medlemmarna via post, fax eller e-mail.

§14 Utöver godkänd årsbudget, har styrelsen inte rätt att spendera några som helst pengar utan tillstånd av en enkel majoritet i en extra föreningsstämma. Styrelsen har inte rätt att spendera mer än 500 SEK för någonting utan tillstånd av medlemmarna. Föreningen tecknas av ordföranden tillsammans med en medlem av styrelsen. Styrelsen äger dock rätt att bemyndiga sekreterare, kassör eller annan styrelsemedlem att ensam teckna föreningens firma i bank- eller postärenden.

§15 Årsmötet kan när som helst avsätta en revisor och tillsätta en ny.

§16 Om styrelsen eller en del av styrelsen vägras ansvarsfrihet på årsmötet, måste styrelsen avgå omedelbart och en extra föreningsstämma måste kallas för att bilda en ny styrelse.

§17 Styrelsen är solidariskt ansvarig för protokoll och föreningens finanser, om de finns, samt eventuellt kassainnehav.

§18 Frågor som anknyter till att styrelsen eller någon i föreningen direkt brutit mot stadgarna måste givetvis besvaras inom en vecka.

§19 Frågor om PROFOCAs sätt att sköta föreningens ärenden och medlemmarnas pengar måste givetvis besvaras inom en vecka.

§20 Medlemmarna kan begära att styrelsen kallar till en extra föreningsstämma, där hela eller delar av styrelsen bytes ut. I kallelsen måste frågan om styrelseval finnas med som en punkt.

Medlemskap

§21 Medlemskap kan bara fås genom inbjudan av Styrelsen, rekommendation eller förslag ställt till Styrelsen. För erhållande av medlemskap skall en anhållan härom ställas till föreninges styrelse varvid för bifall fordras att minst tre av styrelsens ledamöter bifaller beslutet. Varje Styrelsemedlem har vetorätt.

§22 Medlemsskap är bara för journalister som yrkesmässigt och stadigvarande i Sverige verkar regelmässigt som korrespondent för utländska massmedier och kan bevisa detta medelst arbetsgivarintyg och arbetsprover till PROFOCA och i förekommande fall till UD.

§23 För att värna om den sökandes integritet, får ansökningshandlingar och motiveringar till styrelsens beslut inte offentliggöras.

§24 Associerat medlemskap kan även beviljas journalister som verkar för utländska massmedier, men som inte verkar regelmässigt i Sverige. Dessa kan vara Associerade medlemmar utan rösträtt i föreningsstämmor.

§25 Till hedersmedlem och/eller hedersordförande, kan efter enhälligt beslut av styrelsen utses person som synnerligen förtjänstfullt bidragit till föreningens verksamhet. Beslut härom fattas på årsmöte och förutsätter att detsamma biträdes av minst två tredjedelar av de röstberättigade medlemmarna på mötet.

§26 Medlemsregistret ska vara tillgängligt för alla medlemmar. Enda undantaget är om någon medlem uttryckt önskan om att hans uppgifter inte ska vara tillgängliga i någon form. Medlemmarna måste vidimera med underskrift att de har fått föreningens stadgar.

Stadgar

§27 Stadgeändringar kan endast beslutas på årsmötet och på för ändamålet särskilt sammankallat urtima möte, varvid det krävs 50% plus en röst av de röstberettigade medlemmarna.

Utträde

§28 Medlemmarna är skyldiga att utan dröjsmål till styrelsen meddela ändringar i sin yrkesverksamhet. Vid utträde ur föreningen återlämnas presskortet omedelbart till föreningens sekreterare. Förutom detta fallet kan medlemskap upphöra genom frivilligt utträde eller genom uteslutning.

§29 Styrelsen, samt i förekommande fall, årsmötet eller urtima mötet har rätt att utesluta medlem som

a) trots stadgeenliga påminnelser inte betalar beslutade avgifter om dessa finns

b) grovt, upprepat och medvetet bryter mot föreningens stadgar eller skadar dess verksamhet och goda namn

c) representerar PROFOCA utan tillstånd, vid aktiviteter som inte har något med yrkesutövningen att göra, t ex politiska, religiösa, eller demonstrera för eller emot någonting.

d) förolämpar, trakasserar, hotar eller och fysiskt attackerar en annan medlem.

Uteslutning av medlem kan endast överklagas på årsmötet. Årsmötets beslut är slutgiltigt.

§30 PROFOCA:s räkenskapsår är från den 1 juli t.o.m. den 30 juni. Resultaträkning och balansräkning samt styrelsens berättelse skall tillställas revisorn senast en månad före årsmötet.

§31 Revisorn skall avge sin revisionsberättelse fjorton dagar efter det bokslutshandlingarna ställts till hans förfogande.

§32 PROFOCA:s böcker är inte hemliga. En medlem har rätt att kolla hur föreningens ekonomi sköts.

Årsmöte

§33 PROFOCAs högsta beslutande organ är årsmötet. Ordinarie årsmöte skall hållas varje år före maj månads utgång. Kallelse till årsmötet skickas fjorton dagar före mötet genom brev, fax, e-post, förenings hemsida på Internet eller medlemsblad. I kallelse skall finnas utöver datum och plats för mötet även dagordning, kassaberättelse och verksamhetsberättelse.

§34 Vid årsmötet skall följande ärenden behandlas:

1. Mötets öppnande

2. Mötets stadgeenliga utlysande och beslutförhet
3. Val av ordförande och sekreterare för mötet samt två

protokolljusterare tillika rösträknare
4. Fastställande av dagordning, och röstlängd för mötet

5. Styrelsens verksamhetsberättelse

6. Revisionsberättelse

7. Styrelsens ansvarsfrihet

8. Verksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsår

9. Fastställande av eventuell årsavgift och övriga föreningsavgifter

10. Propositioner av styrelsen

11. Motioner av medlemmar

12. Val av föreningsfunktionärer

styrelseledamöter

valberedning

övriga uppdrag

13. Val av revisor

14. Övriga eventuella ärenden

15. Mötet avslutas

§35 Årsmötets ordförande måste alltid vara medlem i PROFOCA.

§36 Årsmötet är beslutfört om minst en tredjedel av de röstberättigade medlemmarna är närvarande personligen eller genom fullmakt till annan närvarande röstberättigad medlem. Endast medlemmar som erlagt eventuella årsavgifter, har rösträtt vid årsmöte resp. vid urtima möte.

§37 Varje röstberättigad medlem för inneha högst en fullmakt. Om en fullmakt har ändrats på något sätt, är den automatiskt ogiltig.

§38 Såvida årsmötet inte är beslutfört, skall styrelsen sammankalla ett nytt möte inom 30 minuter. Detta senare möte anses beslutfört oberoende av antalet röstberättigade deltagare. Alla medlemmar har yttranderätt och förslagsrätt på stämman även de som inte har rösträtt, såvida medlemmen inte är jävig i ärendet. Det är en föreningsdemokratisk rättighet att en medlem kan begära en omröstning.

§39 En medlem kan väljas i styrelsen även om han/hon inte är närvarande personlingen på årsmötet. Det behövs ett brev, mail eller Fax, där han/hon accepterar nomineringen.

§40 En medlem skall ha möjlighet att granska årsredovisningen och revisionsberättelsen före det ordinarie årsmötet och skall kunna ha hjälp av en jurist, advokat eller annan person vid behöv. Denna hjälpperson har naturligtvis inte rösträtt.

§41 Motioner till årsmötet skall ha lämnats in skriftligen till styrelsen minst två veckor innan mötet antingen via post, fax eller e-mail.

Extra föreningsstämma

§42 En extra föreningsstämma ska också sammankallas inom två veckors tid, när styrelsen anser det påkallat, på begäran av revisorn, eller när minst 10% av föreningens medlemmar anhållit därom.

§43 Datum och plats ska anges i kallelsen. Endast ett ärende som påkallar sådant möte skall samtidigt meddelas tillsammans med en dagordning. Om styrelsen inte kallar inom två veckors tid, kan den extra föreningsstämman sammankallas av dem som har begärt det.

§44 En extra föreningsstämma är beslutsför oberoende av hur många röstberättigade medlemmar är närvarande personligen eller genom fullmakt till annan närvarande röstberättigad medlem; dock får varje röstberättigad medlem inneha högst en fullmakt. Om en fullmakt har ändrats på något sätt, är den automatiskt ogiltig.

§45 Varje medlem måste få tillgång till medlemsregistret för att kunna samla ihop medlemmar. Det är en föreningsdemokratisk rättighet att en medlem kan begära en omröstning. Ett ordinarie årsmöte kan alltid fritt avsätta ledamöter, även om mandatperioden inte är slut. Det kan också ett urtima möte göra, under förutsättning att ärendet finns med i kallelsen.

Protokoll

§46 Protokoll från styrelsemöten och föreningstämmor bör vara i form av diskussionsprotokoll som ger underlagen till beslutet. Protokollet skrivs av sekreteraren och undertecknas av sekreteraren och justeringsmän. Mötets ordförande kan aldrig justera protokollet, men kan skriva under detta om han vill.

Upplösning

§47 Beslut om upplösning av föreningen skall ske i samma ordning som gäller vid stadgeändring. Vid beslut om upplösning skall även fattas beslut om hur det skall förfaras med föreningens tillgångar. Förslagsvis skall dess kvarvarande tillgångar överföras till auktoriserad svensk journalistorganisation för att förvaltas i avvaktan på bildandet av ny förening som anses behörig att företräda utländska journalisters intressen eller användas så som det sista årsmöte beslutat.

§48 Beslut om att upplösa föreningen kräver 50 % plus en röst, vid två på varandra följande föreningsmöte med minst 30 dagars mellanrum.

Övrigt

§49 I övrigt eventuellt oförutsedda fall gäller svensk föreningsrätt och gällande praxis. Man kan också konsultera en specialist på ideella föreningar för att lösa eventuella konflikter.